武汉商贸职业学院费用报销制度

武汉商贸职业学院

费用报销制度

 

为规范费用报销行为,促使我院教职员工及有关人员能与会计人员共同做好日常费用报销工作,保证费用支出的合法性、合理性,特制定本制度。

第—条  按《会计法》规定,“各单位的会计机构、会计人员对本单位的经济活动进行会计监督”。我院会计人员要充分发挥会计的监督作用。

第二条  会计人员办理报销业务等会计事项要热情耐心,并负有宣传讲解财经法规和会计制度的义务,报销人员亦应主动向会计人员提供业务情况说明,接受会计监督。

第三条  会计人员办理费用报销必须取得合法的原始凭证。

原始凭证分为外来和自制两类,主要包括:发票、收款收据、收料入库单、出库领料单、工程决算单等。原始凭证的基本要素有:凭证的名称,填制凭证的日期;填制凭证单位名称,经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位名称,经济业务内容、数量、单价和金额。

从外单位取得的原始凭证(如发票,收款收据等),经济业务内容必须真实有效,均应套印有县()以上税务机关发票监制章或财政机关票据监制章(一般套有防伪标识)及盖有填制单位的业务章或个体经营者的签名或者盖章。

院内使用的自制原始凭证必须有经办部门的公章及部门负责人和经办人员的签字或盖章。

固定资产验收单、收料入库单均按凭证上的要求签字或盖章。

第四条  各项费用报销的审批程序分别按下列情况办理:

 () 购置教学设备、一般设备、材料物品等

凡购置教学设备、一般设备、材料物品等,经办人员必须依据支付凭证(如转帐支票等)和合法的原始发票填制“固定资产验收单”、“材料入库单”,并按“固定资产验收单”、“材料入库单”上的要求办理验收及审批手续,然后到财务部门办理报账手续。

凡领用材料等物品,经办人必须按要求填制“领料单”,特别是要注明用途,并按“领料单”上的要求逐一办理审批手续。月末由物资管理部门将“领料单’’汇集送交财务部门办理结算。

 () 零星土建安装工程和维修工程费用的支付与结算

支付工程款原则上按工程进度付款,工程项目合同有规定的可按合同规定付款。支付工程进度款,须由经办人取得收款单位或收款人的收款证明(如收款收据),经经办人、部门负责人、分管院领导签字后到财务部门办理付款手续。

工程结算时,须由施工单位编制工程决算单,经负责工程项目的施工管理人员审核签字后再按下列程序办理结算手续:(1)部门负责人审批签字;(2)院内部审计人员审核签字;(3)分管院长审批签字;(4)院长审批签字;(5)办理结算手续(索取发票)

() 差旅费用

职工因公到外地出差,或因公在市内出差,报销时,应由本人填制“出差旅费报销单”,或“市内出差报销单”,并将原始凭证整理完好粘贴于粘贴单上,经本人签名后,交其部门负责人审批,然后交其分管院领导审批,方可到财务部门办理报销手续。

差旅费的借支、报销范围、标准及管理按《武汉商贸职业学院差旅费开支的暂行规定》执行。

() 招待费用

招待费用实行预算管理。对外联系较多的部门,其招待费随同部门预算一并下达,由各分管院领导控制使用;其他部门的招待费从学院办公室预算费用中支出。报销时,须由经办人根据发票填制“招待费报销凭单”,经经办人签字后,交其部门负责人审核签字,然后经分管院领导审批,方可到财务部门办理报销手续。其招待费用记人部门费用账。

() 其他方面的费用报销审批程序,一般是:(1)经办人签字;(2)部门负责人审批;(3)分管院领导审批;(4)财务审核;(5)校长审批;(6)到财务部门办理报销手续。

() 院副职领导,部门负责人作为经手人发生的费用由其上一级主管领导审批,方可到财务部门办理报销手续。

会计人员应当对原始凭证进行审计和监督,根据《会计基础工作规范》,会计人员“对不真实、不合法的原始凭证,不予受理。对弄虚作假,严重违法的原始凭证,在不予受理的同时,应当予以扣留,并及时向单位领导人报告,请求查明原因,追究当事人的责任。对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求经办人员更正、补充。

第五条  本制度自发布之日起执行。